Les campagnes
4. Déroulement de la revue de personnel
Une fois les formulaires délégués pour préparer les revues, le processus se déroule généralement avec les étapes suivantes:
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Le responsable hiérarchique saisit les informations dans les formulaires
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Le responsable RH consulte les données collectées avant la séance
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Le responsable RH et le responsable hiérarchique se réunissent pour effectuer la revue
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Le responsable RH rédige et valider sa synthèse
Préparation du responsable hiérarchique
Une fois délégués, les formulaires sont accessibles par le responsable hiérarchique dans la page de suivi des entretiens et revues en cours.
Le responsable hiérarchique peut alors compléter le formulaire de chaque collaborateur qui lui a été délégué. Dans la configuration recommandée, le responsable ne peut procéder qu'à un enregistrement brouillon, la charge de la validation du formulaire revient au Responsable RH. Les deux données du formulaire les plus importantes sont la tenue de poste et le potentiel, elles permettent de préparer la séance de revue en positionnant les collaborateurs sur la matrice.
Le délégué peut également indiquer qu'il a terminé la préparation du formulaire. il peut le faire depuis le formulaire de saisie via le bouton "Valider la préparation".
Il peut également le faire via le pictogramme de gestion des statuts dans la vue matrice.
Lors de la déclaration d'un formulaire préparé, le manager peut indiquer en choisissant un statut spécifique que le formulaire mérite une attention prioritaire.
Consultation des données par le RRH
Le responsable RH peut visualiser l’avancement de la préparation en filtrant sur les statuts de prépration. Il peut consulter le contenu des formulaires pour préparer les séances de revue. Il peut également procéder à une relance en masse des délégués pour les formulaire dont le statut indique que la préparation n'est pas terminée grâce au filtre par statut et l'action de relance.
Réalisation de la séance de revue
Durant la séance, le responsable RH peut utiliser la matrice pour animer la revue. Il peut filtrer un périmètre particulier ou sur les dossiers prioritaires ou encore cliquer sur une ou plusieurs cases pour isoler les collaborateurs en fonction du type de situation qu’il souhaite étudier.
Le responsable RH et les responsables hiérarchiques peuvent utiliser la navigation entre les différentes cases de la matrice pour comparer les situations et recalibrer certains appréciations. Le cas échéant le responsable RH peut accéder au formulaire et réviser les évaluations pour déplacer un collaborateur dans la matrice.
Le responsable RH peut également générer un document consolidant l'ensemble des fiches de synthèses pour faciliter la revue des collaborateurs.
Finalisation des formulaires
Une fois la séance de revue terminée, le responsable RH peut récupérer les notes prises en séance dans les formulaires et les remettre au propre avant de les valider pour générer la synthèse. Le pictogramme d’accès au formulaire se transforme alors en accès au compte rendu.
A cette occasion la fiche de synthèse est également finalisée. Les deux document sont alors transférés dans le répertoire du dossier collaborateur défini au niveau du type de processus.
