Les campagnes
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| Cours: | Gestion des revues de personnel |
| Livre: | Les campagnes |
| Imprimé par: | Visiteur anonyme |
| Date: | mardi 10 mars 2026, 06:48 |
1. Organisation d'une campagne
La création d’une campagne de revue de personnel ne diffère pas beaucoup de celle d’une campagne d’entretiens. Il n’y aura néanmoins qu’une seule date à définir pour la seule phase active dans ce type de processus.
La définition des éligibles à une campagne de revue de personnel s’effectue exactement de la même manière que lors d’une campagne d’entretien. L’application affiche une liste de collaborateurs dépendant des critères définis dans la trame et ces derniers peuvent être ajoutés en masse ou en lot dans le panier des éligibles.
2. Définition des acteurs RH
Une des principales différences avec les campagnes d’entretien est que le rôle de responsable du formulaire sera généralement porté par le responsable RH et non le responsable hiérarchique. Il y a donc un enjeu a bien définir le responsable RH dans ce processus. Notons qu’il est possible que le Responsable RH du processus entretien sera le plus souvent un des superviseurs du périmètre qui peut être lui même le créateur de la campagne.
Plusieurs situations peuvent apparaître en fonction de la situation:
Le responsable RH est défini dans le dossier
La situation idéale est que le responsable RH, au sens du processus de revue de personnel, soit déjà identifié au niveau du dossier de chaque collaborateur
Si l’information est correctement tenue à jour, cela permettra de retrouver les responsable d’entretien prédéfinis lors du lancement de la campagne. Le créateur de la campagne n’aura alors qu'à valider la liste des éligibles sélectionnés.
Aucun responsable RH n’est défini dans le dossier
Il est possible que l'organisation ne soit en mesure de tenir à jour une liste de responsable RH affecté aux collaborateurs. De ce fait, l’information sera à compléter lors de la configuration des éligibles, néanmoins cette mise à jour sera laborieuse car effectuée de manière unitaire. Le créateur de la campagne verra une liste d’alerte concernant les collaborateurs sans responsable RH et devra accéder à la page de mise à jour dossier par dossier.
Recommandation
Dans cette situation, il est recommandé de réaliser une affectation des Responsable RH dans le dossier peu de temps avant la campagne pour le périmètre concerné. Cela ne nécessite pas de tenir à jour l’information tout au long de l’année mais uniquement à ce moment là. Le travail d’affectation du RRH sera de toute manière à faire et il sera plus facile d’effectuer cette mise à jour via le dossier qui propose une mise à jour en lot ou par fichier csv que lors de la création de la campagne.
Un autre responsable RH est défini dans le dossier
Il s’agit de la plus mauvaise des situations car le champ RRH étant destiné à un autre usage dans le dossier un chargement en masse dans le dossier avant la campagne ne sera pas une option possible ou alors difficilement (remplacer l’affectation de manière temporaire si cela est possible). Le créateur de la campagne devra alors modifier modifier unitairement chaque formulaire.
Dans ce cas de figure, il faut envisager, si ce rôle n'est pas utilisé par ailleurs, de réutiliser le rôle "Responsable fonctionnel" (3ème organigramme) pour faire porter la donnée des responsables de revues de personnel.
3. Appel d'un contributeur hiérarchique
Une fois la campagne lancée, le Responsable RH dispose alors des formulaires lui permettant de préparer et de réaliser la revue. Une des premières étapes va consister pour lui à solliciter des managers pour recueillir des informations sur les collaborateurs concernés par la revue. Pour cela, il peut utiliser les fonctionnalités de délégation pour autoriser d’autres acteurs à contribuer au formulaire. Ces fonctionnalités présentent l’avantage d'être souple dans un contexte où les règles homogènes concernant l’implication des différents niveaux de management.
S'il dispose de droits de superviseur, il pourra agir en masse sur la définition des contributeurs via deux fonctionnalités proposées:
• Délégation en masse : permet d'affecter un délégué fixe ou un délégué variable selon une règle (ex: appliquer le N+1) à un groupe de collaborateurs définis par des critères
• Import ne masse des délégués : permet d'affecter ou retirer des délégués par import de fichier csv
Lorsque le Responsable RH cumule également un droit de Superviseur sur la campagne, il peut accéder à la page de gestion des formulaires et participants. Cette page doit lui permettre de gérer les délégations unitairement ou en masse.
Le Superviseur peut également recourir à l’import des délégués via un fichier csv en cliquant sur le bouton “Délégation en masse”. Cette fonctionnalité peut permettre de faciliter l’application d’un délégué à de nombreux dossiers.
La page de délégation en masse permet de définir un périmètre via trois critères :
- Management hiérarchique en incluant ou non les N-X
- L'affectation dans l'organisation
- L'emploi ou la famille d'emploi
Il est ensuite possible d'appliquer en masse un délégué à la population ainsi définie. Le délégué défini est :
- soit le N+1 correspondant à chaque dossier
- soit le N+2 correspondant à chaque dossier
- Soit un collaborateur identique pour tous les dossier sélectionnés à définir lors de l'action
4. Déroulement de la revue de personnel
Une fois les formulaires délégués pour préparer les revues, le processus se déroule généralement avec les étapes suivantes:
-
Le responsable hiérarchique saisit les informations dans les formulaires
-
Le responsable RH consulte les données collectées avant la séance
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Le responsable RH et le responsable hiérarchique se réunissent pour effectuer la revue
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Le responsable RH rédige et valider sa synthèse
Préparation du responsable hiérarchique
Une fois délégués, les formulaires sont accessibles par le responsable hiérarchique dans la page de suivi des entretiens et revues en cours.
Le responsable hiérarchique peut alors compléter le formulaire de chaque collaborateur qui lui a été délégué. Dans la configuration recommandée, le responsable ne peut procéder qu'à un enregistrement brouillon, la charge de la validation du formulaire revient au Responsable RH. Les deux données du formulaire les plus importantes sont la tenue de poste et le potentiel, elles permettent de préparer la séance de revue en positionnant les collaborateurs sur la matrice.
Le délégué peut également indiquer qu'il a terminé la préparation du formulaire. il peut le faire depuis le formulaire de saisie via le bouton "Valider la préparation".
Il peut également le faire via le pictogramme de gestion des statuts dans la vue matrice.
Lors de la déclaration d'un formulaire préparé, le manager peut indiquer en choisissant un statut spécifique que le formulaire mérite une attention prioritaire.
Consultation des données par le RRH
Le responsable RH peut visualiser l’avancement de la préparation en filtrant sur les statuts de prépration. Il peut consulter le contenu des formulaires pour préparer les séances de revue. Il peut également procéder à une relance en masse des délégués pour les formulaire dont le statut indique que la préparation n'est pas terminée grâce au filtre par statut et l'action de relance.
Réalisation de la séance de revue
Durant la séance, le responsable RH peut utiliser la matrice pour animer la revue. Il peut filtrer un périmètre particulier ou sur les dossiers prioritaires ou encore cliquer sur une ou plusieurs cases pour isoler les collaborateurs en fonction du type de situation qu’il souhaite étudier.
Le responsable RH et les responsables hiérarchiques peuvent utiliser la navigation entre les différentes cases de la matrice pour comparer les situations et recalibrer certains appréciations. Le cas échéant le responsable RH peut accéder au formulaire et réviser les évaluations pour déplacer un collaborateur dans la matrice.
Le responsable RH peut également générer un document consolidant l'ensemble des fiches de synthèses pour faciliter la revue des collaborateurs.
Finalisation des formulaires
Une fois la séance de revue terminée, le responsable RH peut récupérer les notes prises en séance dans les formulaires et les remettre au propre avant de les valider pour générer la synthèse. Le pictogramme d’accès au formulaire se transforme alors en accès au compte rendu.
A cette occasion la fiche de synthèse est également finalisée. Les deux document sont alors transférés dans le répertoire du dossier collaborateur défini au niveau du type de processus.
