2. Définition des acteurs RH

Une des principales différences avec les campagnes d’entretien est que le rôle de responsable du formulaire sera généralement porté par le responsable RH et non le responsable hiérarchique. Il y a donc un enjeu a bien définir le responsable RH dans ce processus. Notons qu’il est possible que le Responsable RH du processus entretien sera le plus souvent un des superviseurs du périmètre qui peut être lui même le créateur de la campagne.

Plusieurs situations peuvent apparaître en fonction de la situation:

Le responsable RH est défini dans le dossier

La situation idéale est que le responsable RH, au sens du processus de revue de personnel, soit déjà identifié au niveau du dossier de chaque collaborateur

Si l’information est correctement tenue à jour, cela permettra de retrouver les responsable d’entretien prédéfinis lors du lancement de la campagne. Le créateur de la campagne n’aura alors qu'à valider la liste des éligibles sélectionnés.

Aucun responsable RH n’est défini dans le dossier

Il est possible que l'organisation ne soit en mesure de tenir à jour une liste de responsable RH affecté aux collaborateurs. De ce fait, l’information sera à compléter lors de la configuration des éligibles, néanmoins cette mise à jour sera laborieuse car effectuée de manière unitaire. Le créateur de la campagne verra une liste d’alerte concernant les collaborateurs sans responsable RH et devra accéder à la page de mise à jour dossier par dossier.

 
Recommandation

Dans cette situation, il est recommandé de réaliser une affectation des Responsable RH dans le dossier peu de temps avant la campagne pour le périmètre concerné. Cela ne nécessite pas de tenir à jour l’information tout au long de l’année mais uniquement à ce moment là. Le travail d’affectation du RRH sera de toute manière à faire et il sera plus facile d’effectuer cette mise à jour via le dossier qui propose une mise à jour en lot ou par fichier csv que lors de la création de la campagne.

Un autre responsable RH est défini dans le dossier

Il s’agit de la plus mauvaise des situations car le champ RRH étant destiné à un autre usage dans le dossier un chargement en masse dans le dossier avant la campagne ne sera pas une option possible ou alors difficilement (remplacer l’affectation de manière temporaire si cela est possible). Le créateur de la campagne devra alors modifier modifier unitairement chaque formulaire.

 Dans ce cas de figure, il faut envisager, si ce rôle n'est pas utilisé par ailleurs, de réutiliser le rôle "Responsable fonctionnel" (3ème organigramme) pour faire porter la donnée des responsables de revues de personnel.