Données administratives
La page d’import des salariés permet de créer et de désactiver les dossiers salariés par import de fichier CSV. Elle permet également de mettre à jour les données administratives de ses dossiers.
Sommaire
Principes généraux
⌊ Création
⌊ Désactivation
⌊ Mise à jour
Principes généraux
Création
La création d’un nouveau dossier résulte de la présence dans le fichier d’une ligne correspondant à un collaborateur n’existant pas dans la base.
Désactivation
A contrario, la désactivation d’un dossier existant peut être réalisée en omettant la ligne correspondante au collaborateur dans le fichier et en cochant la case « Désactiver les salariés non présents dans le fichier ».
Il est cependant possible de gérer plusieurs sources d’import à partir de l’onglet correspondant. Dans ce cas, chaque collaborateur sera associé à une source et le cas échéant, l’absence d’un collaborateur dans un fichier n’entrainera pas nécessairement sa désactivation si la source sélectionnée lors de l’import ne correspond pas à celle identifiée pour le collaborateur en question. L’objectif principal de la gestion par source est donc de permettre une segmentation des imports (parfois rendu nécessaire par la multiplicité des outils de paie maîtres) sans que chaque import écrase le précédent.
Mise à jour
La mise à jour d’un dossier se réalise simplement en insérant une ligne correspondant à un collaborateur existant et en modifiant une ou plusieurs données. Pour faciliter cette opération, il est recommandé d’utiliser la fonction « Exporter » permettant de récupérer la liste des données salariées au format attendu par l’import (Attention aux changements de format réalisés automatiquement lors de l’ouverture sous Excel). Les modifications peuvent alors être directement réalisées dans le fichier exporté avant de le réimporter dans l’application.
Format
Le Format attendu est CSV UTF-8 avec séparateur de colonne en point-virgule.
Les colonnes du fichier CSV dépendent de la configuration du dossier administratif de la plateforme. La fonction « Exporter » permet d’obtenir la liste des données existantes organisées selon les colonnes et le format attendu.
Lorsque le fichier est importé, l’application demande la réalisation d’un « Mapping » entre les colonnes identifiées dans le fichier et les champs disponibles dans le paramétrage du dossier administratif. Un « mapping » est proposé par défaut par l’application sur la base de similitude entre les libellés de colonnes du fichier et ceux du dossier administratif.
Il est possible d’ignorer des colonnes du fichier en associant aucun champ à une colonne du fichier. Il faut toutefois que tous les champs obligatoires soient positionnés sur une colonne pour lancer l’import.
👆 Points d’attention : Certaines erreurs courantes sont inhérentes à l’ouverture des fichiers exportés sous Excel. Excel convertit généralement certaines données par défaut :
- Les matricules sont gérés dans des champs textes au niveau de l’application bien que parfois composés uniquement de numéros. Lorsque la série de valeurs numérotées débutent par des zéros, Excel va transformer le format en valeur numérique et éliminer les zéros. La conséquence de cette transformation si elle n’est pas détectée avant l’import est que les matricules, analysés comme une chaîne de caractères de type texte dans l’application, vont être considérés comme nouveaux du fait de l’absence des zéros et engendrer la création de nouveaux dossiers.
- Les dates exportées en format yyyy-mm-dd sont généralement ouvertes en format dd-mm-yyyy pour les utilisateurs français. Si le fichier est enregistré avec ce format, les dates seront refusées ou mal interprétées lors de l’import. Il est donc nécessaire de forcer le format à yyyy-mm-dd pour toutes les colonnes contenant des dates avant de procéder à l’import.
Une fois le « Mapping » validé, une pré-analyse de l’import est proposée. Elle permet d’identifier les caractéristiques et les éventuels problèmes de l’import à réaliser. L’administrateur peut alors confirmer l’import si les conditions lui conviennent.
Une fois confirmé l’import se lance et affiche la progression des différentes étapes.
Une fois le chargement terminé, depuis le bouton Action, un rapport détaillé de l’import réalisé, avec le détail des erreurs est mis à disposition.
👆 Cas d’erreur :
Erreurs bloquant la création ou la mise à jour d’un dossier :
- L’identifiant de connexion doit être unique
- Si le salarié a déjà un identifiant de connexion, cet identifiant n’est pas supprimable/modifiable
- Les informations obligatoires du Dossier Administratif doivent être renseignées
- Le matricule est obligatoire
- Le matricule ne doit pas contenir d'espace
- Le format e-mail doit être respecté pour alimenter le champ correspondant
- La valeur de référentiel renseignée doit exister dans les sources de données
Un calcul est effectué avant l'import pour projeter l'état futur des organigrammes, deux types d'erreurs sont possibles :
o Un raccordement interdit est détecté (enfant défini comme parent, salarié manager de lui-même...), alors l'import abouti par un échec et rien n'est modifié au niveau des liens hiérarchiques.
o Le lien fait référence à un salarié inexistant, dans ce cas, on ignore uniquement ce rattachement.