Activation de la fonctionnalité (admin Altays)


La fonctionnalité n’est pas mise à disposition par défaut, elle fait partie des fonctions avancées  (offre premium) du dossier qui ne peuvent être activées que par un administrateur Altays en fonction de l'offre contractualisée.

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Une fois activée, le paramétrage des accès par profil doit être réalisé dans le menu Administration >Droits> Actions disponibles.

Pour chaque profil, deux types de droits peuvent être attribués:

  • Accès aux événements : permet de consulter les événements en lecture

  • Gestion des événements : Permet d'éditer mes événements

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👆 A noter : lorsque la fonctionnalité n’est pas activée, les actions correspondantes dans la page de gestion des droits sont malgré tout affichées mais l’administrateur est informé que ces fonctionnalités dépendent de l’offre premium.

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Consultation des événements

La frise chronologique affiche toujours sur l’année courante un panneau affichant les informations du dossier actuel. Les informations affichées correspondent aux données du dossier administratif identifiées comme “A la une” dans la configuration.
 
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Les évènements passés sont affichés sous la situations actuelle en partant du plus récent au plus ancien. Il est généralement nécessaire de scroller ou d’utiliser la barre de navigation sur la droite pour descendre et consulter l’ensemble des événements.
 
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Les évènements sont classés par catégorie et affichés sous une couleur et un pictogramme différent selon leur catégorie d’appartenance.

Lorsque deux événements d’une même catégorie ont la même date d’effet, il sont alors regroupés dans la même étiquette.

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Les pictogrammes correspondant à chacune des catégories sont listés en haut de la page. Il peuvent être activés ou désactivés pour filtrer les événements affichés sur la page.

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Catégorie des événements

La liste des catégories d'événement n’est pas modifiable. Les catégories disponibles sont :

  • Administratif

  • Affectations

  • Entretiens

  • Formations

  • Rémunération

  • Autres

 
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Saisie des événements

Les événements sont éditables directement dans l’application pour les utilisateurs auxquels les droits ont été attribués. Pour éditer un évènement, l’utilisateur doit accéder à un dossier collaborateur puis cliquer sur le menu Événements. Il accède d’abord à la frise chronologique qui n’est pas modifiable directement. Pour éditer un des événements, l’utilisateur doit passer en vue “Tableau”.

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Par la vue “Tableau”, l’utilisateur dispose, s’il possède le droit “Gestion des événements,” des actions suivantes:

  • Éditer un événement existant

  • Supprimer un événement

  • Créer un nouvel événement

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Dans le cas de l'édition ou de la création, un formulaire (cf. ) est affiché à l’utilisateur.

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Les événements ainsi ajoutés ou édités sont ensuite visibles dans le tableau et dans la frise chronologique.

Les évènements peuvent être positionnés dans le futur mais dans ce cas, ils apparaissent en pointillé.

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Description du formulaire de saisie des événements

champs type obligatoire description

Catégorie

Liste déroulante

Oui

La catégorie est une liste système non modifiable. Elle permet de classer les événements au niveau de la frise chronologique. Une couleur est attribuée à chaque catégorie pour les différencier. Un filtre par catégorie est disponible dans la vue en frise chronologique.

Type d'événement

Texte

Non

Le type d'événement est libre d’utilisation. L’usage recommandé est de l’utiliser pour contextualiser la valeur de l'évènement en venant préciser la catégorie.

Exemple:

  • Catégorie : Affectation

  • Type d’évènement : nouvel emploi

    • Valeur : Chef de projet SI

Date d’effet

Date

Oui

Il s’agit de la date à laquelle l'événement s’est produit ou un changement a été appliqué. Il permet de classer les évènement dans l’ordre chronologique.

Valeur de l'événement

Texte

Oui

Il s’agit de l’information principale concernant l'événement.

Description

Texte multilignes

Non

Ce champ permet, au besoin, d’apporter des compléments sur l'événement.

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Import des événements

Lorsque la fonctionnalité “Événements” est activée, un menu d’import des événements est proposé à l’administrateur.
 
 
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L’ensemble des instructions est disponible directement dans la page.
 
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Un bouton permet également en fin d’instruction d’exporter un exemple de fichier avec les colonnes attendues dans le gabarit et éventuellement les données existantes sur l’environnement.
 
NB: le bouton "Exporter les données actuelles" permet d'exporter les données dans un format de lecture et non un format technique, il n'est donc pas à utiliser pour le ré-import à la différence du bouton "Exporter un exemple".
 
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Description du gabarit d'import
 
nom de colonne format règles obligatoire

CODE

Texte

Permet d’identifier l'évènement à mettre à jour ou à supprimer

(Si non renseigné, il s’agit d’une création, le code est généré)

Non

EMPLOYEE_CODE

Texte

Permet d’identifier le dossier collaborateur qui est à mettre à jour.

Oui

EVENT_CAT_CODE

Texte

Code de la catégorie de l'évènement. Doit correspondre à un code existant.

Oui

EVENT_DATE

Date

yyyy-mm-ddd

Date de réalisation de l’évènement

Oui

EVENT_TYPE

Texte

 

Non

EVENT_CONTENT

Texte

 

Oui

EVENT_DESC

Texte multi-lignes

 

Non

DELETE

x = suppression

Permet la suppression de l'évènement

Non
 
La colonne CODE constitue la clé d’identification des évènements. Lorsque cette donnée apparaît dans un nouveau fichier alors qu’elle est existante en BD, cette entrée est alors considérée comme une mise à jour de la ligne existante. Sinon c’est une création.
 
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Événements automatiques

Certains évènements peuvent être générés automatiquement par l’application. A ce jour, il existe deux cas d’usage.

Événements d’entretiens réalisés


A la finalisation de la phase responsable d’un entretien, cet entretien peut donner lieu à un événement généré automatiquement. Pour cela il faut que la trame d’entretien soit paramétrée dans ce sens.

Les données de l’entretien sont transposées en événement de la manière suivante:

libellé format obligatoire correspondance Entretiens

Numéro d'évènement

Texte

Généré automatiquement (non modifiable)

N/A

Catégorie

Liste déroulante à choix unique

Oui

Positionné automatiquement sur la valeur “Entretiens”

Type d'évènement

Texte

Non

Non alimenté

Date d’effet

Date

Oui

Date de la finalisation de la phase responsable

Valeur de l'évènement

Texte

Oui

Nom de la trame

Description

Texte multi-lignes

Non

Non alimenté
 
Le choix de la date d’effet de l'événement peut faire l’objet de discussion néanmoins il a été décidé de prendre comme référence la date à laquelle le responsable finalise le formulaire car c’est également la date qui sert de référence au calcul de la prochaine échéance. Dans le cadre des entretiens professionnels cela permet d’avoir une cohérence entre la date d’effet qui se retrouve à - 2 ans par rapport à la prochaine échéance.
 
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Événements de formations réalisées

Les formations réalisées qui sont déjà affichées dans la page “Développement” sont automatiquement converties en événements de la manière suivante:

libellé format obligatoire correspondance formations

Numéro d'évènement

Texte

Généré automatiquement (non modifiable)

Code de la formation + matricule collaborateur

Catégorie

Liste déroulante à choix unique

Oui

Positionné automatiquement sur la valeur “Formation”

Type d'événement

Texte

Non

Non alimenté

Date d’effet

Date

Oui

Date de réalisation

Valeur de l'événement

Texte

Oui

Libellé de la formation

Description

Texte multi-lignes

Non

Commentaires
 
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Last modified: Wednesday, 1 October 2025, 4:51 PM