Les bonnes raisons de s'équiper
Gros volumes et standardisation
L’utilisation d’un logiciel est devenue la norme pour les grandes entreprises. Au-delà des facilités liées à l’efficacité particulièrement par rapport aux gros volumes de recrutement ou l’accélération des process de publication avec l’utilisation de modèles d’offres (ou d’offres précédemment publiées utilisées comme modèles), on repère clairement d’autres motivations.
De fait, l’introduction d’un progiciel de recrutement fait souvent écho à la volonté de standardiser les façons de recruter. Les enjeux autour de la marque employeur (valeurs de l’entreprise, marketing de «l’ADN», storytelling, etc.) et plus particulièrement la question de la lutte contre les discriminations sont — surtout pour les grandes entreprises — des incitations fortes à normaliser les processus. Les multiples attentes sont alors traduites en «bonnes pratiques» par les directions des RH qui y voient un bon moyen de valoriser leur rôle. Certaines règles sont de facto imposées par l’outil
L'intégration au SIRH et les différentes interactions potentielles
Même s’il peut fonctionner de manière isolée pour sa seule fonction initiale, un ATS bien conçu va proposer une géométrie logiquement extensible bien au-delà du recrutement.
Entendu comme module, comme partie d’un ensemble SIRH, le logiciel dédié au recrutement devrait pouvoir fonctionner de manière intégrée et faciliter le fonctionnement d’autres modules de gestion des ressources humaines qui lui sont logiquement reliés. Les interactions les plus courantes vont
concerner :
La gestion des compétences
Les fiches de postes et la «carte» des compétences définies
au niveau du module logiciel de GEPP utilisé par les entreprises ont vocation à être automatiquement reversés dans
les descriptifs d’offres. Les bénéfices sont un gain de temps
à la saisie et une certaine homogénéité du discours descriptif quant au profil recherché qui peut tendre à aligner recrutement et gestion de carrière
Le dossier salarié et le «onboarding»
Les informations principalement administratives recueillies au moment du recrutement vont alimenter très directement le dossier du salarié après embauche et par là-même, logiquement le module d’onboarding — si le SIRH en comporte un, bien sûr — déclenchant toutes les procédures nécessaires à la meilleure intégration du nouveau collaborateur.
Un gain de temps non négligeable
La mobilité interne, entretiens et la formation
Si un ATS a d’abord vocation à la prospection externe, il peut tout à fait être «tourné» — tout ou partie — vers l’interne. Une offre pourra être publiée d’abord sur l’intranet de l’entreprise ou sur les réseaux sociaux internes, avant d’être basculée sur l’extérieur dans le cas où aucune candidature satisfaisante n’a abouti.
Cette dimension «mobilité interne» a vocation aussi à devenir un excellent support de discussion lors des entretiens professionnels, un support, qui plus est, toujours actualisé. En relation avec le module logiciel de gestion des entretiens et de GEPP, les offres pourront être proposées judicieusement aux salariés en adéquation avec leur profil ou en prospective.
Dans le même sens, si un module dédié à la formation existe dans le SIRH de l’entreprise le catalogue de celui-ci peut être interrogé au moment de l’entretien d’embauche. Cette potentialité d’évolution démontrée peut se révéler un élément d’ordre à infléchir une décision côté candidat...
Le «simulateur salarial»
Certains éditeurs proposent un module permettant de positionner graphiquement le salaire d’un collaborateur par rapport au marché à l’externe ou même par rapport à ses pairs en interne. Ce type de module intègre d’autres informations comme le genre, l’âge, l’ancienneté, fournissant des informations pouvant alerter en matière de discrimination salariale.
Ce type d’outil — principalement utilisé avec le module de révisions salariales — peut être également avantageusement appelé au niveau de l’ATS afin de définir le meilleur package salarial pour attirer les talents.
La gestion de l’alternance et des contrats courts
Il existe des modules spécifiques, dédiés au recrutement et au suivi des alternants, qui peuvent être couplés à l’ATS et activés lorsqu’une offre concerne ce type de contrats. Des viviers particuliers peuvent ainsi être constitués et interrogés par les recruteurs qui auront à disposition toutes les informations et avis de suivi sur le parcours d’un alternant dans l’entreprise. Un grand plus dans ce domaine où l’on note une forte déperdition, la faute à une documentation insuffisante et à une mauvaise circulation de l’information.