Qu'est ce qu'un ATS ?

Un peu d'histoire

Les premières applications destinées à gérer le recrutement sont apparues dans les années 90. Ces logiciels sont conçus initialement pour diffuser des offres d’emploi sur internet et permettre de traiter plus efficacement des volumes importants de candidatures. Pour les plus grandes entreprises, être doté d’un logiciel de recrutement devient assez rapidement une norme. Ils sont d’ailleurs souvent perçus comme les outils avancés d’une certaine industrialisation. Leur adoption répond, en effet, fréquemment à la volonté de normaliser les processus de recrutement au sein de l’entreprise, une manière de généraliser en modèle les bonnes pratiques.

Au fil du temps, grâce en particulier à l’adoption généralisée du modèle SaaS et de sa dimension mutualisée, les coûts de déploiement et de maintenance connaissent une diminution drastique. L’usage des logiciels de gestion du recrutement s’élargit à l’ensemble des entreprises, à l’exception bien sûr de celles qui recrutent trop peu où celles de trop petite taille pour lesquelles même l’investissement correspondant à une licence d’utilisation annuelle représente un coût difficile à rentabiliser.

Les fonctions de base

Elles couvrent sur le versant «back-office»*, la création, la gestion des offres d’emploi et leur publication sur les supports en ligne ainsi que la réception et le traitement des candidatures déposées en ligne. Côté front-office*, le logiciel proposera l’affichage des offres sur le classique site «espace-carrières» de l’entreprise ou sur une simple page dédiée de son site corporate. En facilitant (par saisie unique entre-autre) la diffusion des offres sur d’autres sites internet, par exemple sur les jobboards, l’ATS fait des promesses d’élargissement quasi-infini en matière de sourcing*. En assistant le recruteur dans ses activités de sélection (trier par critère, calculer un indicateur d’adéquation, etc.), ainsi qu’en automatisant certaines tâches (envois des courriers, convocations, etc.), il offre des outils pour traiter massivement des volumes de candidatures considérables.
La constitution d’un «vivier» de candidatures est également une fonctionnalité logicielle de base. Dans ce cas, le processus de recherche est inversé. Le recruteur pioche les profils les plus pertinents sélectionnés, triés par adéquation. Différentes politiques de partages des candidatures sélectionnées peuvent s’appliquer et certaines grandes entreprises disposent même d’énormes réservoirs de candidats potentiels. Cette constitution d’une base de données mutualisée, résultant d’offres publiées mais aussi de candidatures spontanées peut donc permettre d’éviter les coûts de publication de nouvelles offres.

D'autres fonctionnalités

Au-delà des fonctionnalités de base évoquées plus haut, les outils les plus complets gèrent aussi les workflows de validation ou la planification et la traçabilité de l’ensemble des étapes du processus de recrutement jusqu’à l’embauche effective (tests, entretiens, demande d’embauche, intégration du candidat c’est à dire le onboarding). On verra plus loin que dans le domaine des fonctionnalités mineures ou non-essentielles, l’extension est presque sans-limite (en tout cas pour les dispositifs les mieux conçus) grâce à l’utilisation des API* qui facilitent les partenariats entre éditeurs de logiciels (CV en vidéo, entretien en visio-conférence, vérification instantanée des diplômes annoncés, etc.)

Distribution et modèle économique

Les progiciels de recrutement ont la particularité d’être presque exclusivement proposés en mode SaaS (Software as a Service). La baisse des coûts associée à ce mode de distribution mutualisée explique en partie son succès. L’entreprise n’achète pas de licence mais loue un droit d’usage de l’application. On accède via internet et un navigateur web. L’application est la propriété de l’éditeur qui en assure l’hébergement et la maintenance.
Autre atout maître, le déploiement de ce type d’application est infiniment plus simple et rapide qu’il ne l’était pour les applications dédiées, installées sur les serveurs des clients finaux. On persiste à dire « déploiement», mais il s’agit plus désormais de paramétrages plus ou moins complexes qu’un chef de projet SIRH opère à l’écoute des besoins spécifiques de l’entreprise cliente. Les délais sont de l’ordre de quelques semaines pour les projets complexes jusqu’à seulement quelques jours pour les plus standards. Une première opération de mise en route applicative est donc conduite par un chef de projet côté éditeur et ce directement avec les équipes opérationnelles RH de l’entreprise. Si les services SI des entreprises ne sont pas totalement rayées des process — loin de là même, puisque les parties sécurité et RGPD* des projets restent essentielles — leur rôle n’est désormais plus central. On peut dire que le métier a bel et bien pris la main.

Côté éditeurs, les avantages du mode SaaS sont également conséquents. Chaque client ne dispose plus comme dans le cas du dispositif de licence d’une version spécifique. Le mode SaaS du fait de sa dimension mutualisée propose le maintien d’une seule version de l’application, partagée par tous les clients. Les données inhérentes à chaque client sont bien évidemment «silotées» de manière parfaitement hermétique pour assurer la meilleure sécurité. Ce modèle économique — permettant de réaliser des économies d’échelle — est particulièrement rentable puisqu’il permet de simplifier la maintenance et les montées de version.
Autre avantage, l’éditeur tient là aussi un excellent paradigme d’amélioration du produit car on peut considérer qu’une évolution ou une nouvelle fonctionnalité demandée pourra être financée par une ou plusieurs entreprises clientes et par ailleurs bénéficier ensuite à l’ensemble de la clientèle.