Évènements

Définitions : macro-statuts, statuts et événements

Les macro-statuts

Le macro-statut permet d’apporter un premier niveau de traitement en catégorisant rapidement les candidatures.
En fonction des évènements joués, la candidature passera par des macro-statuts différents :

• A traiter
• En cours
• Refusé
• Retenu
• Vivier

Les statuts 

Les statuts sont des familles d’évènements auxquelles sont rattachés des mails, accusés de réception, notes internes ou encore formulaires permettant de renseigner l’avancée du dossier candidat.

Les recruteurs doivent sélectionner en premier lieu un statut pour pouvoir sélectionner ensuite un évènement selon les différentes étapes de Recrutement.

Liste des statuts dans Altays Recrutement :

• Candidature en cours de traitement
• Candidature refusée
• Candidature retenue
• Accusé de réception
• Désistement du candidat

Les Evènements

 Chaque évènement est lié à un macro-statut permettant d’identifier l’avancement du traitement du dossier candidat.
Les évènements existent sous différentes formes : ils peuvent être des mails (transmis au candidat), des notes internes (enregistrées dans le dossier candidat pour un partage interne), des formulaires (pour interroger un candidat au moment de la postulation ou après) ou encore des accusés de réception.

Création de statuts et/ou événements

 

Un statut

Tout évènement (courrier, note, accusé de réception ou formulaire) doit être rattaché à un statut existant. Pour ajouter un statut, il vous suffit de cliquer sur « Ajouter un Statut ». Une fois le nouveau statut créé, il apparait alors dans la liste mais il doit être activé au préalable. Après avoir activé le statut, vous pouvez désormais lui rattacher des évènements

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Un évènement

Un Courrier

Pour ajouter un nouvel évènement de type « Courrier », il suffit d’« ajouter un courrier ». Ce type d’évènement permet d’envoyer un mail au candidat pour l’informer du suivi de sa candidature, par exemple. Il est facilement identifiable grâce à l’icône ci-contre :

 

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• Statut associé : sélectionner le statut auquel sera associé l’évènement parmi la liste proposée
• Macro-statut Associé : sélectionner le macro-statut auquel sera rattaché l’évènement (Retenu, Refusé, En cours…)
• Notifier les recruteurs de l’offre : lorsque l’évènement est joué, les recruteurs de l’offre seront informés et/ou les recruteurs suppléants, un mail sera également transmis à l’administrateur
• Couleur de texte associé à l’évènement : déterminer la couleur du texte, dans le corps du mail transmis au candidat
• Couleur associée à l’évènement : associer une couleur (code hexadécimal) à l’évènement pour le tableau récapitulatif des candidatures
• Proposer cet évènement en accès rapide depuis le viewer : afficher l’évènement directement depuis le viewer -s’il est fréquemment utilisé- afin de faire gagner du temps à la personne en charge du recrutement
• Cet évènement doit générer un warning transverse : être notifié si cet évènement est rattaché à une candidature. Ainsi, une alerte s’affichera alors dans la colonne « Action(s) en cours » pour toutes les candidatures du candidat
• Délai d’envoi : déterminer le délai d’envoi du courrier (en nombre de jours) entre l’enregistrement dans l’ATS et l’envoi au candidat
• Titre de l’évènement : attribuer un titre (pour information, il ne sera pas visible par le candidat)
• Objet : attribuer un objet au mail qui sera transmis au candidat
• Corps de message : configurer le texte du mail
• Ajouter des pièces jointes par défaut : attacher une pièce jointe par défaut, lorsque l’évènement est joué sur un candidat.

Une fois un évènement créé, il apparait dans le tableau récapitulatif. À tout moment, vous pouvez l’activer ou le désactiver. 

Une note 

Pour ajouter une note interne, il suffit d’« ajouter une note ». Ce type d’évènement permet d’insérer une note dans le dossier du candidat sans envoyer un courrier au candidat. Les champs à renseigner sont les mêmes que ceux précédemment vus pour le courrier. Ce type d’événement est facilement identifiable grâce à l’icône ci-contre :

Un accusé de réception

Vous pouvez déclencher un accusé de réception en réponse à une offre ou en spontanée. La configuration reste identique à la complétion des champs vus précédemment. 

Un formulaire

Vous avez la possibilité de créer un événement comportant un formulaire dans le but d’interroger un candidat sur des sujets que vous aurez déterminé en amont. Si vous ne voyez pas l’onglet « Formulaire » dans le bandeau d’actions proposé dans « Evénements », vous devez vous rapprocher de votre contact ALTAYS afin qu’il puise être activé.

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Pour configurer ce formulaire, vous allez devoir naviguer à la fois sur l’onglet de paramétrage « Questions » puis « Évènement ». Nous vous préconisons de commencer par la création de vos « rubriques de questions », depuis l’onglet « Questions ».

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Dans l’exemple ci-dessus, nous avons créé une rubrique qui se nomme « Formulaire candidat 2023 ». 

Lorsque vous entrez dans le formulaire créé, vous avez l’opportunité d’ajouter toutes les questions souhaitées. 

Pour chacune des questions, vous devez également configurer des réponses en précisant leur type (date, liste, liste choix multiples, pièce jointe, texte court, texte long), choisir le moment opportun où vous souhaitez poser la question (au moment de la postulation ou après la postulation) et lui affecter un caractère obligatoire ou non. 

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👆 A noter, si vous choisissez une « liste » ou une « liste à choix multiples », vous pouvez également associer une notation aux réponses apportées.

Après la création des questions et des réponses associées de votre rubrique, vous pouvez désormais créer le formulaire depuis l’onglet « Évènement ».

Ce formulaire devra être rattaché à un statut (exemple : candidature en cours de traitement) et à un macro-statut. Il est possible de déclencher l’envoi de ce formulaire dès la postulation ou de définir un déclenchement après X nombre de jours.

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Transmission d’événements

 

Dans le paramétrage des “Evénements”, il est possible d’activer la “Transmission dans le dossier” pour tout type d'événements qu’il s’agisse d’une note interne, d’un courrier externe ou un formulaire.

Cela signifie qu’au traitement des candidatures, l’utilisateur pourra transmettre de manière unitaire ou en masse le(s) dossier(s) de candidature comportant les éléments de son choix.

Le destinataire recevra alors par mail un fichier EXCEL regroupant l’ensemble des pièces jointes (note, mail ou formulaire) relatifs à la candidature dans le but de prendre une décision partagée et éclairée. Il est également possible de lui demander son avis sur le dossier concerné.

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Transmission de candidatures pour avis

👆 À noter : Cette fonctionnalité est ouverte aux : administrateurs, super utilisateurs, recruteurs.

Cette fonctionnalité permet de transmettre une candidature pour avis.  Vous pouvez ainsi envoyer toutes les pièces jointes liées à une candidature (CV, pièces jointes complémentaires, réponse candidat) au destinataire de votre choix, afin qu’il vous émette un avis favorable ou non sur cette candidature. 

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Gestion de l’existant : statuts, événements…

Vous pouvez avoir une vue exhaustive des statuts et événements, en téléchargeant le fichier EXCEL disponible depuis le bandeau d’actions de l’onglet « Evénements ».

Si vous souhaitez réaliser des modifications sur l’existant, nous vous suggérons de vous rendre sur le tableau récapitulatif et filtrer par « Statuts » ou « Evénements » puis par « statuts activés » ou « statuts désactivés » afin de retrouver rapidement l’item que vous souhaitez modifier. Ensuite, il vous suffit de renommer le libellé à votre convenance, d’activer, de désactiver voire de supprimer l’événement/ statut en fonction de vos souhaits ou besoins.
A noter, un statut ou événement n’est supprimable, uniquement s’il n’est pas utilisé pour le traitement d’une candidature.

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Si vous souhaitez réagencer l’ordre des statuts et/ou des événement il vous suffit de cliquer sur la flèche ascendante ou descendante

Vous pouvez également modifier le contenu d’un évènement :

• Le statut associé
• Le titre de l’événement
• L’objet du mail que recevra le candidat
• Le corps du texte de l’évènement
• La possibilité de notifier les recruteurs de l'offre
• Les couleurs attribuées à cet événement
• L’ajout de l’événement sur le calendrier (Google, Outlook…)
• Le warning transverse
• L’accès depuis le viewer
• Le déclenchement de l’événement à la postulation
• La transmission de l’événement à des tiers
• Les indicateurs de sourcing et de suivi

Quant aux statuts, il est possible de modifier uniquement le libellé.