Les fichiers préexistants
La BDESE peut être alimentée de deux manières.
Soit via des documents préexistants, soit par l’alimentation de données chiffrées directement dans la base de données des indicateurs.
A noter que quelque soit le format d’alimentation d’origine, la restitution aux IRP se fera toujours au format PDF.
Sommaire
Dépôt simple
Dépôt en masse
Bibliothèque de documents
Workflow de publication
Dépôt simple
Le dépôt d’un fichier se fait obligatoirement « au nom » d’un groupe utilisateur ayant des droits de dépôt. Si l’utilisateur est attaché à plusieurs groupes déposant, il doit alors choisir au nom duquel de ces groupes il va déposer un document.
Pour importer un document, les informations doivent être renseignées :
- Le document en lui-même. Il doit remplir les conditions suivantes :
. Il est également possible de faire référence à un document déjà existant dans la bibliothèque. - Le titre
- Un commentaire optionnel
- Le numéro de page optionnel (le document s’ouvrira directement sur la page renseignée).
- La ou les rubriques dans lesquelles le document doit être stocké
- Le ou les groupes utilisateurs qui pourront consulter le document, et à partir de quelle date. Si aucune date n’est renseignée, la mise à disposition sera immédiate. Lorsque le document est mis à disposition d’un groupe, les utilisateurs actifs de ce groupe reçoivent une notification par email, si cette option a été activée pour ce groupe.
- Si le document est confidentiel et jusqu’à quelle date. Un document confidentiel sera identifié en tant que tel lors de sa consultation, via la mention « Confidentiel » en filigrane. A noter que selon la configuration de la plateforme, cette option peut être à la main du déposant ou imposée.
- Si le document peut être téléchargé ou pas. Là encore, cette option peut apparaître ou pas, et être cochée par défaut ou pas, en fonction du paramétrage de la plateforme défini en phase projet.
Dépôt en masse
La fonctionnalité de dépôt en masse de documents répond aux mêmes règles de fonctionnement que le dépôt d’un document individuel. L’ensemble des documents déposés seront obligatoirement stockés dans la(les) même(s) rubrique(s).
Bibliothèque de documents
L’administrateur de l’application peut déposer des documents dans la bibliothèque.
Les renseignements suivants doivent être renseignés :
- Le titre
- Le document (selon les mêmes contraintes que ci-dessus). A noter que l’administrateur peut choisir de convertir le document au format PDF à la volée ou de le déposer dans son format d’origine.
- Les groupes utilisateurs « déposants » qui pourront visualiser ce document dans la bibliothèque et y faire référence.
Pour un document existant dans la bibliothèque, les actions suivantes sont possibles :
- Mise à jour du document. Les déposants ayant fait référence à ce doc seront notifiés et pourront, le cas échéant, diffuser cette nouvelle version.
- Modification des droits (quels groupes déposants peuvent faire référence au doc)
- Suppression d’un document (uniquement si personne n’y a déjà fait référence)
- Verrouillage d’un document : celui-ci n’est pas supprimé parce qu’on y fait déjà référence, mais il n’est plus possible d’y faire à nouveau référence à l’avenir.
Workflow de publication
Si le paramétrage a été activé lors de la mise œuvre de l’application, il est possible de définir lors de l’habilitation d’un utilisateur sur un groupe déposant, si celui dispose ou pas de droit de publier des documents.
Un utilisateur qui n’a pas ce droit peut planifier la mise à disposition d’un document dans la BDESE, sous réserve de validation. Lors du dépôt, tout utilisateur actif du même groupe utilisateur et qui dispose des droits de publication reçoit une notification par mail.
Si aucun utilisateur actif ne dispose de ce droit dans le groupe, le ou les administrateurs sont notifiés à la place.
Les utilisateurs ayant le droit de publication peuvent visualiser dans l’onglet « Dépôt » les documents en attente de publication et valider ou non la publication.