Unités organisationnelles et groupes utilisateurs
Les droits dans la BDESE sont définis de la manière suivante :
Il est possible de cloisonner la BDESE par Unités Organisationnelles. Il est possible d’en créer autant que nécessaire. Une "UO" peut correspondre à n’importe quelle maille de l’organisation selon les besoins.
Au sein d’une Unité organisationnelle, il est possible de paramétrer autant de groupes utilisateurs que nécessaire. Un groupe utilisateur est un ensemble d’utilisateurs ayant des droits équivalent dans l’application. Il peut donc s’agit de représentants du personnel ayant des droits de visibilité sur des rubriques, ou des groupes déposants ayant des droits de d’alimentation sur des rubriques.
Les droits sont donc définis au niveau des groupes. Puis lorsqu’un utilisateur est habilité sur un groupe, il hérite des droits de ce groupe. Étant entendu que les droits sont cumulatifs, c’est-à-dire qu’un même individu peut être rattaché à plusieurs groupes utilisateurs, et bénéficier de l’ensemble des droits définis au niveau de chacun de ces groupes.
La gestion des groupes utilisateurs, des UO et des droits est à la main de l’administrateur dans la section Administration > Groupes utilisateurs.
Depuis cet écran il est possible de créer ou mettre à jour des UO et des groupes utilisateurs, d’activer/désactiver individuellement ou en masse des groupes utilisateurs et des UO, et d’exporter une synthèse du paramétrage existant sous Excel.
Gestion des Unités organisationnelles
Pour ajouter une Unité Organisationnelle, les informations suivantes doivent être renseignées :
Intitulé : C’est le nom de l’entité, tel qu’il sera visible par les utilisateurs.
Suffixe d’URL : ce paramétrage est optionnel. S’il est activé, il permet de personnaliser l’URL d’accès à la BDESE en fonction de l’entité.
Mapping DSN : ce paramétrage est nécessaire uniquement en cas d’utilisation des fonctionnalités de calcul d’indicateurs sur la base de la déclaration DSN. Plus de détail sur cette fonctionnalité dans la suite du document.
Une fois une UO créée, les actions suivantes sont disponibles :
Désactiver l’UO : cette action n’est possible que s’il n’y a aucun groupe utilisateur actif dans cette UO.
Modifier : Permet de modifier l’intitulé de l’UO, ou de réajuster le mapping DSN.
Ajouter un groupe : permet d’ajouter un groupe utilisateur dans cette UO
Dupliquer : permet de créer une nouvelle UO sur le modèle de celle sélectionnée. Les caractéristiques de l’UO, ainsi que les groupes utilisateurs et les droits associés seront dupliqués.
Supprimer : permet de supprimer une UO sous réserve qu’elle soit désactivée.
Groupes utilisateurs
La création d’un groupe utilisateur, de même que la mise à jour d’un groupe existant, passe par le renseignement des caractéristiques suivantes :
Intitulé : c’est le libellé du groupe, tel qu’il apparaitra pour les utilisateurs.
UO de rattachement : il s’agit de l’UO dans laquelle se trouve ce groupe.
Dupliquer les droits du groupe : (à la création uniquement) Permet d’appliquer automatiquement à ce nouveau groupe les mêmes droits de consultation/dépôt sur les rubriques, que ceux déjà défini pour un groupe existant. Plus d’information sur le paramétrage des droits dans la suite de ce document.
Notifications : Si cette case est cochée, cela signifie que les utilisateurs rattachés à ce groupe recevront des notifications par e-mail lorsque de nouveaux documents leur sont mis à disposition.
Description : il s’agit d’un champ informatif qui n’est visible que par l’administrateur dans les écrans de paramétrage et n’est pas visible par les utilisateurs.
Sur un groupe utilisateur existant, les actions suivantes sont disponibles :
Activation/désactivation : Permet de désactiver un groupe utilisateur. Cette action supprime du groupe tous les utilisateurs qui s’y trouveraient. De ce fait, ces derniers perdront immédiatement les droits dont ils bénéficiaient du fait de leur appartenance à ce groupe.
👆 A noter : cette action n’est pas totalement réversible car le fait de « réactiver » un groupe utilisateur ne réintègrera pas dans ce groupe des utilisateurs qui s’y trouvaient au moment de la désactivation.
Dupliquer un groupe : permet de créer un nouveau groupe ayant les mêmes caractéristiques et droits que le groupe existant.
Copier les droits de consultation : cette fonctionnalité est utile dans des scenarios de reprise de donnée. Elle permet de réaffecter en masse aux utilisateurs actifs de ce groupe les droits de consultation sur tous les documents d’une rubrique donnée.
Il faut alors renseigner le groupe modèle (celui à partir duquel on va dupliquer les droits), ainsi que la rubrique concernée (celle dans laquelle se trouvent les documents concernés).
Modifier les droits : permet de définir/modifier les droits attribués aux utilisateurs de ce groupe. Plus de précisions sur les droits dans la suite de ce document.
Supprimer un groupe : cette action n’est possible que si le groupe n’est pas utilisé (pas de documents déposés par des utilisateurs de ce groupe, pas d’utilisateur actifs rattachés à ce groupe).