Les rubriques
Le paramétrage des rubriques est à la main de l’administrateur dans la section Administration > Rubriques.
Arborescence de rubriques définie par années
L’arborescence peut évoluer d’une année sur l’autre. Les rubriques sont donc définies pour une année donnée, et il est possible de visualiser la liste des années paramétrées, et de sélectionner l’année pour laquelle on souhaite visualiser/modifier les rubriques.
A droite un bouton permet d’ajouter des années supplémentaires, qui doivent obligatoirement suivre la dernière ou la première année existante de sorte s’assurer une cohérence. Ainsi si les 2021 et 2022 existent déjà, j’ai la possibilité d’ajouter l’année 2020 ou l’année 2023.
Pour simplifier l’administration, lorsque j’ajoute une année, je peux demander à l’application de réappliquer à l’identique le rubriquage défini pour une année existante, ainsi que les droits définis pour cette année.
Sauf cas particulier, il est donc recommandé de repartir du paramétrage de l’année précédente, puis d’ajuster le delta le cas échéant, comme décrit dans la suite de ce document.
Il est à noter que pour chaque année créée, il est possible de définir si l’arborescence de rubriques d’une année doit être consultable et par qui.
Aucun : seul l’administrateur a accès. Utile pour préparer le paramétrage de l’année à venir, sans pour autant que les utilisateurs n’y accèdent, dans une logique de mode « brouillon ».
Déposant : tous les utilisateurs ayant des droits de dépôt sur au moins l’une des rubriques paramétrées pour cette année auront accès. En revanche les utilisateurs n’ayant que des droits de consultation n’y ont pas accès. Utile pour permettre aux déposants d’alimenter la nouvelle année avant de l’outil aux représentants du personnel.
Consultant et déposant : Tous les utilisateurs ayant des droits de consultation ou de dépôt sur au moins une rubrique ont accès.
Ajout de rubriques
L’arborescence des rubriques est constituée d’autant de rubriques et de sous-rubriques que nécessaires et sur autant de niveaux de sous rubriques que nécessaire.
Les données alimentées dans le BDESE sont systématiquement stockées au niveau de le plus fin de l’arborescence. Ainsi lorsqu’une rubrique est créée, il convient de définir si elle vocation à accueillir des sous rubriques, ou si elle se situe au niveau le plus et a donc vocation à accueillir des données.
Pour ajouter une rubrique, il convient de définir les informations suivantes :
Intitulé de la rubrique : C’est l’intitulé qui apparaîtra pour les utilisateurs.
Informations complémentaires : si ce champ optionnel est renseigné, une pastille d’information accompagnera la rubrique. Au survol de la souris, le texte explicatif apparaitra :
Paramètres de la rubrique : Comme expliqué précédemment, ce paramètre permet de définir si la rubrique se situe au niveau le plus fin, ou si elle constitue l’arborescence.
Rubrique de niveau supérieur : Renseigner ici la rubrique dans la quelle cette sous-rubrique se situe.
Alerte déposant : Ce champ n’apparaît que pour les rubriques qui ont vocation à stocker des informations. Elle permet de définir la fréquence à laquelle la rubrique est supposée être mise à jour (mensuellement, trimestriellement, annuellement). Renseigner ce champ permet l’envoi de rappels aux déposant à la fréquence renseignée, et permet également à l’administrateur une visibilité sur le taux de complétion de la BDESE depuis le tableau de bord en page d’accueil :
Dans l’exemple ci-dessus, toutes les sous-rubriques dans « Présentation financière et économique de l’entreprise » sont bien renseignées et à jour. En revanche la section Egalité pro n’est pas renseignée, ou en tous cas pas à jour au regard de la fréquence de mise à jour paramétrée.
Modification de rubriques existantes
Pour chaque rubrique existante, plusieurs boutons sont disponibles :
Activer/désactiver la rubrique : Accessible uniquement pour les rubriques susceptibles d’accueillir des données (les rubriques de niveau supérieur apparaissent ou disparaissent automatiquement, selon qu’au moins une sous rubrique de niveau inférieur doit être visible ou pas).
Le fait de désactiver une rubrique n’a pas d’impact sur d’éventuels documents publiés dans cette rubrique. C’est-à-dire que si un utilisateur à accès à au moins un document de la rubrique, celle-ci restera visible pour lui. Cependant un profil déposant n’aura plus les droits pour ajouter de nouveaux documents dans la rubrique.
👆 Important : il n’est pas possible de désactiver une rubrique si elle est alimentée automatiquement par un indicateur structuré (cf le paragraphe dédié aux indicateurs dans ce documents). La désactivation ne sera possible qu’une fois l’indicateur lui-même désactivé ou déplacé dans une autre rubrique.
Supprimer la rubrique : Permet de supprimer complètement une rubrique. N’est possible que si elle est vide (pas de sous rubriques, pas de documents).
Modifier la rubrique : permet d’accéder au même écran que celui de création d’une rubrique, mais en mode « modification ». Une contrainte existe sur la nature de la rubrique : s’il a été défini que cette rubrique pouvait contenir des documents, il n’est plus possible d’en faire une rubrique contenant des sous-rubriques, et vice-versa.
Dupliquer la rubrique : permet de gagner du temps en créant une nouvelle rubrique ayant des paramétrages identiques.
Gérer les droits : permet de définir qui peut alimenter cette rubrique, et qui est « éligible » à la consultation des informations déposées dans cette rubrique. Plus de détail sur les droits dans la suite de ce document.
Descendre/Remonter la rubrique : permet de modifier l’ordre d’affichage de plusieurs sous-rubriques d’une même rubrique.
L’onglet optionnel « GED »
Cette fonctionnalité, si elle est activée, permet de disposer d’un espace de stockage de documents qui répond aux mêmes règles de fonctionnement décrites ci-dessus.
La différence réside dans le fait que ces rubriques ne sont pas rattachées à une année, les informations qui y sont stockées restent donc accessibles, tant qu’elles n’y sont pas retirées.