Les interlocuteurs

La conception de la BDESE, son développement, sa mise en œuvre et la mise à jour des données collectées dans ce cadre est à l’initiative de l’employeur. Il a en effet la responsabilité légale de proposer une base de données à destination de l’ensemble des représentants du personnel.

Qui accède à la BDESE ?

A minima la base de données est en permanence accessible aux membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires ou suppléants) ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du CSE central d’entreprise et aux délégués syndicaux [7].
Elle est aussi accessible aux agents de contrôle de l’inspection du travail car l’article L.2312-18 du code du travail dispose que lorsque le code du travail prévoit également la transmission à l’autorité administrative des rapports et informations contenu dans la base, les éléments d’information qu’ils contiennent sont mis à la disposition de l’autorité administrative à partir de la base de données et la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité.

Qui consulte ?

Les conditions d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation sont définies par l’employeur. Toutefois, la loi prévoit que la BDESE reste accessible en permanence à minima aux acteurs suivants : 

• Le Comité Social et Économique (CSE) ; 
• Les délégués syndicaux ou délégation unique du cas personnel (DUP) ; 
• Le comité d’établissement (pour les entreprises à établissements multiples).

Ces derniers sont en revanche soumis à une obligation de discrétion dès lors qu’ils utilisent la BDESE, en raison des données sensibles qu’elle contient. 

Dans le cas général, une personne extérieure n’est pas autorisée à consulter la BDESE. La loi envisage toutefois des exceptions ponctuelles, notamment lorsque le médecin du travail le demande, ou qu’un agent de l'inspection du travail effectue un contrôle.

Qui charge les documents et les actualise ?

Les personnes autorisées dans l'entreprise diffèrent selon l'organisation de  l'entreprise et la politique du dialogue social.

Responsables RH ou de la gestion administrative : dans une entreprise, ce sont souvent les responsables des ressources humaines ou les services administratifs qui sont chargés d'ajouter ou de mettre à jour les documents dans la BDESE. Cela inclut des informations sur les accords collectifs, les fiches de paie, les conventions de travail, les protocoles d'accord, etc.

• Gestionnaires des systèmes d'information  : les personnes spécialisées dans la gestion des bases de données ou les systèmes d'information peuvent s'assurer  que les documents sont correctement formatés et téléchargés dans le système.

• Comité social et économique (CSE) : Dans certaines entreprises, les représentants du CSE peuvent être impliqués dans les mises à jour des documents.

• Services juridiques : Les services juridiques  peuvent être impliqués dans la validation ou la mise à jour des documents légaux, réglementaires ou contractuels dans la BDESE.

• Services financiers : La direction financière de l'entreprise peut avoir la charge de la mise à jour sur le périmètre de rubriquage la concernant.

Qui administre ?

Certaines entreprises désignent un administrateur spécifique (par exemple au sein de la Direction des Relations sociales ou de la DSI) pour gérer la BDESE. Cet administrateur a pour mission de veiller à la bonne gestion technique et organisationnelle de la base de données, y compris la mise à jour, la classification et la sauvegarde des documents. Cela peut inclure l'intégration de nouveaux documents, le contrôle de leur conformité et l’accès aux parties prenantes (CSE, RH, direction, etc.).