La gestion des participants
Les administrateurs ou superviseurs (selon des options affectés dans la page “Droit utilisateur”) peuvent intervenir pour ajuster la liste des acteurs d’un entretien. Deux types de modifications sont possibles:
Le remplacement du responsable
Il s’agit tout simplement d'écraser le nom du manager proposé par défaut par un autre collaborateur. Seul le nouveau nommé pourra agir en tant que responsable de l’entretien pour la phase sur laquelle il a été désigné.
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La délégation du responsable
Il s’agit de nommer un ou plusieurs autres intervenants en addition du manager. Le délégué bénéficiera des mêmes droits que le responsable d’origine. Chacun, responsable et délégué, pourra agir sur la phase de l’entretien pour laquelle il a été désigné. Les deux rôles disposeront du même droit pour valider la phase dont ils ont la charge.
Les actions décrites ci-dessus sont applicables sur les phases suivantes:
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Phase de saisie du responsable
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Phase de validation du responsable
Elles peuvent servir dans les situations métiers suivantes:
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Corriger dans un entretien déjà en cours, un manager qui n'était pas correctement mis à jour dans le dossier salarié au lancement de l’entretien
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Gérer un changement de manager en cours d’entretien
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Faire participer un manager fonctionnel ou un chef de projet à l'évaluation du collaborateur
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Demander à un tiers de réaliser la saisie à la place du manager (ex: assistant(e) d’un directeur)
Ces cas d’usages seront détaillés en fin de section.
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Modifications individuelles
Un menu “Action” est disponible depuis l'écran de pilotage de la campagne ou depuis le suivi des entretiens libres d’une trame. Il permet d’accéder aux actions d’ajustements des acteurs de l’entretiens pour un entretien donné.
vue en mode campagne
Vue en mode libre
La page affiche les différentes phases de l’entretien et, pour celles qui le permettent, les actions de remplacement et de délégation du responsable.
NB: les phases déjà réalisées ne proposent plus ces actions.
En cliquant sur une des actions l’utilisateur voit apparaître une fenêtre de saisie pour indiquer le nom du nouveau responsable ou du délégataire (l’interface est similaire pour les deux actions).
A la différence de l’action de remplacement qui écrase systématiquement la valeur précédente, l’action de délégation peut être réalisée plusieurs fois en cumulant les collaborateurs délégués. Le tableau affiche alors autant de lignes supplémentaires que de délégués. Ces lignes peuvent être supprimées au besoin pour retirer les droits d'un délégué.
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La délégation en masse
Une fonctionnalité permet de déléguer les formulaires d’entretiens ou de revues sur un grand nombre de collaborateurs.
La délégation en masse est disponible aux administrateurs et superviseurs dans les écrans de pilotage des campagnes.
L'interface permet de gérer cette opération. Elle présente, dans une première partie, un moteur de recherche qui permet à l’utilisateur de générer une liste de collaborateurs dont le formulaire est éligible à une délégation.
Le moteur de recherche propose trois critères:
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Une recherche par manager avec une option pour inclure ou non les N-X dans les résultats
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Un critère d’affectation dans l’organisation (Ex : Société)
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Un critère d’affectation au référentiel emploi
👆 La recherche ne permet d’afficher que 3500 collaborateurs maximum, dans le cas contraire l’application affichera les 3500 premiers résultats et suggérera à l’utilisateur d’affiner ses critères de recherche pour restreindre les résultats. La délégation ne peut donc s’effectuer que par tranche de 3500.
Au dessus des résultats, un bouton permet de définir les modalités de la délégation avant de l’appliquer. Plusieurs options sont proposées à l’utilisateur:
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La délégation au manager de type N+1 (uniquement disponible pour les revues de personnel)
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La délégation au manager de type N+2
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La délégation au collaborateur lui-même (uniquement disponibles pour les formulaires de type entretien)
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La délégation à un utilisateur défini nominativement
Une fois la délégation appliquée, les nouveaux délégués sont ajoutés dans la liste des participants. Ils sont visibles dans la colonne “collaborateurs sollicités”.
👆 Cette fonctionnalité a été conçue uniquement pour gérer la délégation de la phase “Responsable”. Il n’est donc pas possible dans cette version d’appliquer la délégation à la phase de “Validation”. Aussi la solution n’autorise pas l’application d’une délégation sur les formulaires dont l’avancement est supérieur à cette phase.
La délégation par fichier
Un outil, disponible pour les utilisateurs en charge de l’administration des campagnes, permet d’appliquer la fonctionnalité de délégation décrite précédemment mais sur plusieurs entretiens à la fois. La fonctionnalité est accessible depuis la page de suivi de campagne en cliquant sur le lien situé au dessus de la liste des collaborateurs.
Le fichier attendu comprend trois colonnes et pour chacune les informations suivantes:
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le code (matricule) du collaborateur dont l’entretien est à déléguer
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Le code (matricule) du collaborateur délégué
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Le code de la phase à déléguer
Un lien permet de télécharger la trame attendue. Cet export préremplit la première colonne avec les matricules des collaborateurs dont l’entretien peut être délégué dans le cadre de la campagne en cours afin de faciliter l’opération.
La colonne C doit être renseignée par le code de la phase de l’entretien qui est à déléguer. Trois phases peuvent être déléguées:
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Evaluation du manager (code: MAN)
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Validation du manager (code: V_RESP)
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Validation du Responsable RH (code:V_RRH)
L’import autorise plusieurs lignes pour un même entretien à déléguer, à condition que chaque ligne corresponde soit à une nouvelle phase à déléguer ou à un nouveau délégué sur une phase déjà déléguée.
Lorsqu’un fichier est importé, une ligne d’historique est générée dans le tableau en bas de l’interface de délégation en masse. Ce tableau permet de retrouver le fichier chargé, de visualiser le nombre de lignes traitées et de consulter la liste des erreurs.
Les délégations créées par la fonction d’import sont ensuite visibles et administrables comme une délégation classique en accédant au panneau d’administration de l’entretien du collaborateur.
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La délégation par le manager
Le manager dispose également d’une action de délégation. Il peut déléguer la phase en cours de l’entretien dont il est responsable.
La délégation réalisée par le responsable se retrouve ensuite dans le tableau d’administration de l’entretien. Le responsable ne peut d’ailleurs pas retirer une délégation, il doit s’adresser à un administrateur ou à un superviseur.
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La délégation automatique
La délégation peut être réalisée de manière automatique par le système dans un cas particulier. Lorsque le manager est modifié dans le dossier du salarié alors qu’un entretien, concernant ce responsable, est en cours, le système va automatiquement désigner le nouveau manager comme responsable délégué.
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Détail des cas d’usages
Corriger une relation hiérarchique
Un cas d’usage commun est qu’il y ait un écart entre la réalité et l'état des relations hiérarchiques dans l’application Dossier salarié au lancement d’une campagne. Si cet écart ne peut être résolu avant le lancement de la campagne d’entretiens, l’action de remplacement du responsable de l’entretien pour les phases de saisie et de validation permettra de résoudre le problème au niveau des entretiens.
Gérer un changement de manager en cours d’entretien
Il est possible qu’un entretien ait débuté et que le manager change avant sa conclusion. Dans cette situation il n’existe pas d’action plus recommandée qu’une autre. Bien que le système affecte le nouveau manager comme délégué pour lui donner accès à minima à l’entretien de son collaborateur, selon la politique de l’entreprise ou même la situation spécifique du collaborateur (le responsable peut avoir quitté l’entreprise ou au contraire avoir été promu en restant dans le même axe hiérarchique que le collaborateur) il conviendra de faire du nouveau manager un responsable délégué ou un manager remplaçant, auquel cas des actions d’administration seront requises.
Faire participer un tiers à l'évaluation du collaborateur
Parfois le manager ne dispose pas de de tous les éléments pour procéder à l'évaluation et la fixation d’objectif de son subordonné hiérarchique. Cela peut arriver lorsqu’il a délégué une partie de ses fonctions de management du quotidien à un autre collaborateur, dans le cas d’une organisation matricielle avec deux axes de management (ex: Ligne business VS ligne métier) ou encore lorsque le collaborateur a été détaché sur un projet dont le chef n’est pas le responsable du collaborateur. Dans tous ces cas il peut être souhaité qu’un ou plusieurs intervenants contribuent à la saisie du formulaire. La fonction de délégation semble appropriée dans cette situation.
Demander à un tiers de réaliser la saisie à la place du manager (ex: assistant(e) d’un directeur)
Il arrive qu’un responsable ne souhaite pas réaliser lui même la saisie du formulaire, c’est souvent le cas des postes de direction et il est possible que le responsable confie cette tâche à un tiers (souvent un(e) assistant(e)). La fonction de délégation semble appropriée dans cette situation.
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