Définition des périmètres de population
La définition des périmètres de population se base sur des outils différents selon le type de rôle. Au de là de l’accès en tant que simple salarié, dont le périmètre est avant tout lui-même, il existe trois catégories de gestion de périmètre:
Sommaire
Les administrateurs
Les superviseurs
Les responsables
Les administrateurs
Il s’agit des profils “Super administrateur” et “Administrateur”. Il n’existe pas de configuration de population pour ces profils, ils accèdent toujours à toute la population.
Les superviseurs
Il n’existe qu’un profil de superviseur cependant d’un utilisateur à un autre le profil superviseur ne donnera pas les mêmes droits ni en termes d’accès à la population ni en termes de module. Concernant la population, le profil superviseur permet de calculer des populations de manière automatique en fonction de critères d’affectation liés aux données du dossier salarié. Les critères peuvent être définis lors de la création de l’accès superviseur et, au besoin, modifiés par la suite. La particularité de ce dispositif est que la population est calculée automatiquement et par la suite, se met à jour en fonction de l'évolution des données dans les dossiers sans intervention de l’administrateur.
👆 A noter ! Dans le cas d’un référentiel arborescent, la sélection d’un nœud de la structure équivaut à la sélection de toutes les entités enfant dépendantes du nœud. Par exemple, pour créer un périmètre portant sur la Direction des ressources Humaines, il suffira de sélectionner l’entité “Direction des Ressources Humaines” et le périmètre inclura par exemple les personnes affectées sur le département “Formation”.
A tout moment il est possible de vérifier le contenu de la population en cliquant sur le compteur de collaborateurs du périmètre.
👆 A noter ! Les périmètres s'appliquent sur les données du présent mais également celles du passé. S'agissant des données passées, il convient d'expliquer la logique suivie, dans la solution pour l'application des périmètres. Celle-ci considère deux objets que sont d'un côté les dossiers des collaborateurs et de l'autre les processus (entretiens, revues). Ainsi la logique d'accès diffère selon l'angle de vue choisi:
- Lorsque le superviseur accède aux données avec pour clé d'entrée, le collaborateur (Consultation des dossiers collaborateurs, Pilotage de mes collaborateurs dans le module Entretiens), il voit l'intégralité des dossiers affectés à son périmètre. Il peut notamment retrouver tout l'historique des entretiens et revues dont le collaborateur a fait l'objet, même si ceux ci on été réalisés alors que le collaborateur n'était pas dans le périmètre actuel du superviseur ou même que le superviseur lui même n'y était pas affecté à l'époque.
- Lorsque le superviseur accède aux données avec les processus comme clé d'entrée (Pilotage des trames, reporting), il accède à tous les entretiens réalisés par le passé sur son périmètre actuel. Ainsi il peut voir l'entretien d'un collaborateur qui n'est plus dans le périmètre sans avoir accès à son dossier. Cela répond à une logique d'intégrité du périmètre géré, le superviseur doit pouvoir piloter l'activité sur son périmètre sans que les données soient tronquées.
Les responsables
Les rôles de responsable étant associés à l’affectation sur les dossiers salariés, le périmètre du responsable est donc en principe égal à la somme des dossiers sur lesquels il est affecté. Ce n’est pas tout à fait exact car on peut considérer plus largement le périmètre du responsable en considérant également les liens de responsable de ses subordonnés. Le périmètre est alors à découper en trois catégories:
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Les N-1
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Les N-2
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Les N-X
Cette distinction peut être faite ou non en fonction des modules et des fonctionnalités utilisées. Cette distinction n'est par exemple pas utilisée dans la consultation des dossiers salarié où le responsable accède indistinctement à tous les dossiers subordonnés. A l’opposé, cette distinction va être exploitée dans les processus d’entretien pour identifier les différents rôles dans le worfklow.
S’agissant du rôle de Responsable RH, il se distingue également de celui de superviseur du fait que la population est statique, elle n’évolue pas en fonction des changements d’affectation du dossier, la mise à jour des liens entre les collaborateurs et le responsable RH doit donc être faite activement.
👆 A noter ! Le périmètre du responsable s'applique aux collaborateurs qui lui sont actuellement affectés. Ainsi il perd accès aux données des collaborateurs de son équipe immédiatement après un changement d'affectation vers un autre responsable. Par contre le manager, sur son équipe actuelle, peut consulter le dossier du collaborateur sans limite dans le temps et peut notamment voir les anciens entretiens réalisés. Un paramétrage "Mobilité suspectée" permet toutefois de gérer une confidentialité sur les anciens entretiens en les archivant si cela est souhaité.