Les référentiels système / métiers
Il s’agit des référentiels proposés par défaut dans l’application et correspondant à des besoins habituels du métier RH. La plupart sont semblables aux référentiels Génériques dans leur structure, la différence étant sur l’intention qui leur est prêtée (ex : le référentiel “unité organisationnelle” est prévu pour identifier l’affectation des collaborateur sur la structure organisationnelle de la société). Il est important de respecter cette intention en utilisant le référentiel dans un sens proche de celui prévu initialement car les données associées à ces champs peuvent être exploitées dans des fonctionnalités existantes ou futures qui se basent sur cette intention.
Référentiel et leur exploitation dans la suite:
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Dossier administratif et moteurs de recherche |
Rubrique mobilité |
Rubrique Développement |
Formulaire d’entretien / revue |
Révision salariale |
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Société |
X |
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Contrat |
X |
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Genre |
X |
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Classe |
X |
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Type de temps de travail |
X |
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Année d’expérience |
X |
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Zone géographique |
X |
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X |
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X |
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X |
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X |
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X |
X |
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X |
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Catalogue de formation |
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X |
X |
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Statuts - Souhaits de formation |
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X |
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Actions de développement - Initiative |
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X |
X |
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Actions de développement - Priorité |
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X |
X |
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Tenue de poste |
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X |
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Potentiel |
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X |
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Élément de rémunération |
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X |
Gérer le catalogue de formation
La solution Altays permet de stocker un catalogue de formations qui peut être mis à disposition des collaborateurs pour exprimer un souhait. Ce catalogue est également utilisé pour identifier les formations réalisées.
Import des actions de formation
Pour alimenter le catalogue de formations une interface permet d’importer les actions de formation dans l’application afin qu’elles puissent être mise à disposition lorsque le collaborateur souhaite exprimer un besoin de formation.
La page d’import se situe dans le menu “Source de données” du module “Dossier salarié”. La liste des référentiels s’affiche sous forme de tableau. Le référentiel “Formation” est celui qui permet d’importer les actions de formation.
Le référentiel de catalogue de formations s’alimente via deux fichiers:
-
Un fichier pour gérer la structure de classement des actions de formation : Familles de formation
-
Un fichier pour gérer la liste des actions de formations disponibles dans le catalogue : Formation
Pour un premier import, il suffit de réaliser l’export des deux fichiers pour obtenir les entêtes de colonne du format à respecter.
Lorsque des données sont déjà existantes et que l’on souhaite effectuer une mise à jour, il existe deux méthodes:
-
Comme pour le premier import, il est possible d’exporter les fichiers modèles. Mais dans ce cas, le fichier sera produit avec les données actives en base de données. Il sera dans ce cas possible d’ajouter des lignes ou de modifier les lignes existantes. Il suffit alors d’importer le fichier sans actions particulière.
-
A partir de fichiers vierges, toujours en respectant le format attendu, l’utilisateur peut ajouter les nouvelles lignes d’historique dans le fichier. Il peut aussi ajouter des lignes correspondant à des existantes pour les mettre à jour, à condition d’avoir connaissance de ces données (raison pour laquelle la première méthode est plus intéressante pour ce cas d’usage). Avec cette méthode, il est recommandé de cocher la case “ Ne pas désactiver les référentiels non présents dans le fichier” car il est difficile d’assurer que toutes les formations actives sont présentes dans le fichier.
Gabarit de chargement du catalogue de formations (avant MEP du 15/02/2024)
Le fichier chargement doit contenir une première ligne affichant les codes de colonnes pour indiquer au système l’ordre dans lequel les données seront présentées dans les lignes suivantes. Le tableau ci-dessous décrit les données à fournir et les formats à respecter.
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Champs ALTAYS |
Entête de colonne |
Obligatoire |
Format |
Commentaires |
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Identifiant de l'élément du référentiel |
CODE |
Oui |
Texte (255 caractères) |
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identifiant de la formation parente |
PARENT_CODE |
Non |
Texte (255 caractères) |
A produire pour identifier le niveau parent de la formation ou de l'élément d'arborescence du catalogue. Le catalogue de formation ne permet pas d’avoir des formations à différents niveaux d’une même branche. Toutes les formations doivent donc être rattachées aux rubriques les plus basses de la branche. Le fichier contenant une rubrique de formation dont le parent est également le parent d’une formation sera donc rejeté. |
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Défini comme une formation |
DEFINED_AS_A_TRAINING |
Oui |
0/1 |
0 = Ne correspond pas à une action de formation |
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Référence publique de la formation |
REFERENCE |
Oui |
Texte (255 caractères) |
REFERENCE sans préfixe comme CODE |
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Libellé de la formation |
LABEL |
Oui |
Texte (255 caractères) |
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Description |
DESCRIPTION |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Objectifs pédagogiques |
GOALS |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Prérequis |
PREREQUISITES |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
|
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Durée en heures |
DURATION _H |
Non |
Heures (HH:mm) |
La durée en heures est stockée au format numérique avec deux décimales. La partie “Minutes“ doit être comprise entre 00 et 59, mais la partie “Heures” peut être supérieure à 24, et non limitée à 2 entiers. |
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Durée en jours |
DURATION _D |
Non |
Numérique avec 2 décimales |
Le point est utilisé comme séparateur de décimales (ex : 2.5) |
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Fournisseur |
PROVIDER |
Non |
Texte (255 caractères) |
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Gabarits de chargement du catalogue de formations
👆 Valable en production à partir du 15/02/2024
Le référentiel est alimenté par deux fichiers distincts:
-
Un fichier pour gérer la structure de classement des actions de formation : Familles de formation
-
Un fichier pour gérer la liste des actions de formations disponibles dans le catalogue : Formation
Chaque fichier chargement doit contenir une première ligne affichant les codes de colonnes pour indiquer au système l’ordre dans lequel les données seront présentées dans les lignes suivantes. Le tableau ci-dessous décrit les données à fournir et les formats à respecter.
Familles de formation
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Champs ALTAYS |
Entête de colonne |
Obligatoire |
Format |
Commentaires |
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Identifiant de l'élément du référentiel |
CODE |
Oui |
Texte (255 caractères) |
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identifiant de la formation parente |
PARENT |
Non |
Texte (255 caractères) |
A produire pour identifier le niveau parent de l'élément d'arborescence du catalogue. Le catalogue de formation ne permet pas d’avoir des formations à différents niveaux d’une même branche. Toutes les formations doivent donc être rattachées aux rubriques les plus basses de la branche. Le fichier contenant une rubrique de formation dont le parent est également défini comme LEAF sera donc rejeté. |
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Type d'élément |
IS_LEAF |
Oui |
0/1 |
Permet de définir si l'élément est destiné à être parent d’un autre élément de structure (0) ou d’une formation (1). Un élément ne peut pas être “LEAF” (1) et être parent d’un autre élément de structure. Au contraire un élément ne peut pas être “NOT LEAF” (0) et se voir attaché des actions de formation. |
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Statut |
STATUS |
Non |
ENABLE / DISABLE |
Cette information n’est utile qu’a l’export pour connaître le statut de l'élément. Elle est ignorée à l’import. Le statut Actif (ENABLE)/ inactif (DSABLE) est modifié en fonction de la présence de la valeur dans le fichier chargé et de l’option “Désactiver les valeurs absentes du fichier”. |
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Libellé de l'élément de structure (version française) |
LABEL (fr) |
Oui |
Texte (255 caractères) |
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Libellé de l'élément de structure (Autre langue) |
LABEL ([CODE DE LANGUE]) |
Oui |
Texte (255 caractères) |
Colonne à ajouter si une autre langue que le français est géré dans la suite. |
Catalogue de formations
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Champs ALTAYS |
Entête de colonne |
Obligatoire |
Format |
Commentaires |
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Identifiant de la formation |
CODE |
Oui |
Texte (255 caractères) |
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identifiant de la formation parente |
CATEGORY |
Oui |
Texte (255 caractères) |
A produire pour identifier le niveau parent de la formation. Le catalogue de formation ne permet pas d’avoir des formations à différents niveaux d’une même branche. Toutes les formations doivent donc être rattachées aux rubriques les plus basses de la branche. Le fichier contenant une formation dont le parent n’est pas défini comme LEAF sera rejeté. |
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Référence publique de la formation |
REFERENCE |
Oui |
Texte (255 caractères) |
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Libellé de la formation (version française) |
LABEL (fr) |
Oui |
Texte (255 caractères) |
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Libellé de la formation (version autre langue) |
LABEL ([Code autre langue]) |
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Durée en heures |
DURATION _H |
Non |
Heures (HH:mm) |
La durée en heures est stockée au format numérique avec deux décimales. La partie “Minutes“ doit être comprise entre 00 et 59, mais la partie “Heures” peut être supérieure à 24, et non limitée à 2 entiers. |
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Durée en jours |
DURATION _D |
Non |
Numérique avec 2 décimales |
Le point est utilisé comme séparateur de décimales (ex : 2.5) |
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Fournisseur |
PROVIDER |
Non |
Texte (255 caractères) |
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Description (version française) |
DESCRIPTION (fr) |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Description (version autre langue) |
DESCRIPTION ([code autre langue]) |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Prérequis (version française) |
PREREQUISITES (fr) |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Prérequis (version autre langue) |
PREREQUISITES ([Code autre langue]) |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Objectifs pédagogiques (version française) |
GOALS (fr) |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Objectifs pédagogiques (version autre langue) |
GOALS ([Code autre langue]) |
Non |
Texte (10 000 caractères) |
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Types de mobilité
Ce référentiel est nécessaire pour l’utilisation du formulaire de souhaits de mobilité. Les valeurs associées à ce champ n’ont pas vocation à déterminer le fond du souhait de mobilité, contrairement aux axes fonctionnels et géographiques, mais plutôt à décrire le cadre général du projet d'évolution.
Il s’agit d'un référentiel de format standard qui peut être administré dans l’espace “Sources de données” du module Dossier salarié.
👆 L'application fournit une liste par défaut mais celle ci-peut être simplement remplacée par les valeurs adaptée au processus de mobilité de l'organisation.
Zones de mobilité géographique
Ce référentiel sert principalement à alimenter un des axes des choix du projet d'évolution professionnel du collaborateur. Il s’agit d'un référentiel de format standard qui peut être administré dans l’espace “Sources de données” du module Dossier salarié.
