Les configurations
6. Configuration de la fiche de synthèse
La fonctionnalité fiche de synthèse offre aux participants de la revue de personnel une vision synthétique de la situation du collaborateur en conciliant les données issues du dossier salarié, et donc éventuellement certains résultats de processus précédents qui y sont consolidés, et des données saisies dans le formulaires de revue.
Cette fonctionnalité peut être utilisée pendant le comité de revue pour faciliter l’exercice mais également après pour conserver une photographie de la situation analysée à l’occasion de la revue.
Un avantage notable de la fiche de synthèse réside dans la liberté de configuration. En effet la fonctionnalité repose sur des modèles de fichier doc.x et des balises permettant d’identifier les données issues de la solution à importer dans le document afin de générer la fiche de synthèse. L’emplacement des données, la mise en forme et l’esthétique est donc très ouverte et permet une grande personnalisation.
Les données exploitables dans la fiche sont représentées par un système de balise à appliquer dans le document doc.x, dont la nomenclature est décrite plus bas.
Il faut distinguer deux typologies de balise:
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Les balises correspondant à une valeur unique et invariable comme par exemple, la date cible de mobilité. La balise est dans ce cas déjà pré-conçue et mise à disposition dans le dictionnaire
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Les balises correspondant à une valeur variable, comme par exemple, une question du formulaire qui peut être créée par l’administrateur. Dans ce cas la balise ne peut être pré-conçue et doit être reconstituée par l’administrateur à partir d’une racine fixe et d’un code variable à trouver dans l’application.
La liste des domaines et balises disponibles est limitée mais pourra évoluer au fur et à mesure des versions et des besoins recensés.
Description de la nomenclature de balise par domaine
Dossier administratif
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${EMPLOYEE_[CODE_DU_CHAMP]} => Applicable à tous les champs de la fiche administrative
Pour être utilisable dans la fiche les champs du DS doivent être non masqués.
Champs spécifiques:
${EMPLOYEE_AGE} ==> Affiche l'âge en s’appuyant sur le champ “Date de naissance”
Souhait de mobilité (DS)
Retourne les valeurs du dernier souhait de mobilité enregistré dans le dossier (onglet “Mobilité”
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${MOBILITY_TYPE} = Type de mobilité
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${MOBILITY_DATE} = Date du souhait au format T1,2025
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${MOBILITY_JOBS} = Liste des métiers sous forme de liste à puces
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${MOBILITY_GEO} = Liste des zones géogrpahiques sous forme de liste à puces
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${MOBILITY_COMMENT} = commentaire des souhaits de mobilité
Compétences déclarées (DS)
La balise ${DECLARED_SKILLS} permet d'afficher la liste simple des compétences déclarées dans les entretiens via le composant "Compétences auto-déclarées" et stockées (mais non visible) au niveau du dossier du collaborateur.
Valeur du formulaire
Composants génériques + composants spécifiques tenue de poste et potentiel. Les autres composants spécifiques ne sont pas pris en charge dans cette première version.
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${ANSWER_[CODE_DU_COMPOSANT]}
Positionnement dans la ninebox
Pour ce besoin spécifique il sera nécessaire d’avoir sur le modèle l’ensemble des cases avec les variables attenantes comme dans l’exemple ci-dessous :
La balise correspondante à la position du collaborateur sera remplacée par un “X” tandis que les autres sont remplacées par du vide.
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${TALENT_BOX_1} => Mauvais positionnement (T: 1/ P: 3)
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${TALENT_BOX_2} => Leader en devenir (T: 2/ P: 3)
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${TALENT_BOX_3} => Leader Confirmé (T: 3/ P: 3)
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${TALENT_BOX_4} => A risque (T: 1/ P: 2)
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${TALENT_BOX_5} => Acteur clé (T: 2/ P: 2)
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${TALENT_BOX_6} => Leader (T: 3/ P: 2)
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${TALENT_BOX_7} => Risque avéré (T: 1/ P: 1)
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${TALENT_BOX_8} => Sans particularité (T: 2/ P: 1)
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${TALENT_BOX_9} => Pillier (T: 3/ P: 1)
Autres informations
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${CAMPAIGN_NAME} ==> Nom de la campagne
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${DATE_NOW}==> Date à laquelle le document a été généré
Systèmes de codification
Deux systèmes de codification sont à connaître pour permettre la conception des balises.
Codification des champs du dossier administratif
Dans la configuration des champs du dossier administratif on peut retrouver le code des champs du dossier en cliquant sur le bouton d'édition.
Codification des questions du formulaire
Dans la configuration du formulaire, un champ code permet de définir le code de référence de la question qui pourra être utilisé dans la composition d’une balise.
Création et gestion du modèle
L’utilisateur est alors libre de positionner les balises dans son document word. Exemple :
Les libellés de champs / questions et différents titres qui permettent d’organiser la page doivent être insérés “en dur” dans le document. Il n’existe pas de balise pour ces éléments.
Le modèle ainsi construit doit être associé au formulaire dans la rubrique fiche de synthèse de la configuration “Formulaire et E-mails” de la trame. Il suffit alors d’importer le doc.x.
Un modèle par langue activée peut être importé. La fiche de synthèse définitive sera générée dans la langue de préférence du responsable du formulaire.
Les modèles peuvent être mis à jour sur une campagne en cours via la page de configuration de la campagne de revue et son onglet “E-mails types & Fiche de synthèse”. L’import d’un nouveau modèle provoquera une nouvelle génération des fiches de synthèse déjà disponibles dans la campagne. Cette opération peut donc provoquer une certaine latence dans la disponibilité des fiches en vue utilisateur, lorsque le volume de fiches à générer est important et plus particulièrement lors de l’utilisation de la fonction de consultation en masse.
Utilisation de la fiche de synthèse
Dés lors qu’un modèle de fiche a été associé au processus, la fonctionnalité de fiche de synthèse est disponible pour les participants à la revue (Responsable, délégués).
Toutefois, la fiche n’est pas immédiatement disponible sur les formulaires de revues, il est nécessaire que les formulaires soient déclarés avec une préparation terminée pour que la fiche soit générée et mise à disposition.
A noter que les fiches sont pré-générées en tâche de fond afin de les rendre plus rapidement disponible lors de la demande d’affichage par l’utilisateur. Ainsi, le statut “préparation terminée” permet de définir un déclencheur pertinent pour cette première génération en assurant que la fiche contienne un minimum de données.
La fiche s’affiche dans un viewer qui propose également la possibilité de télécharger le document sur le poste de l’utilisateur.
Il est également possible d’ouvrir plusieurs fiches de synthèse compilées dans un seul document via la liste des actions de la vue matrice. Cette action permet de générer un seul document pour tous les formulaires dont la préparation est terminée dans le périmètre filtré.
Le nombre de formulaires inclus dans la demande de génération en masse peut impacter les temps de réponse. Actuellement nous garantissons un temps de réponse relativement rapide pour 50 fiches dans le document à générer. A noter également que le temps peut être rallongé si les fiches individuelles n’ont pas été toutes pré-générées au moment de la demande de génération en masse. Cela peut notamment arriver dans le cas où le modèle de fiche a été modifié dans la campagne juste avant car toute les fiches vont être régénérées au préalable.
Lors de la finalisation du formulaire de revue, la fiche est transférée avec le compte rendu dans les documents RH du collaborateur.
